Outlook-Langzeitarchivierung von Nachrichten im PDF(/A)-Format

Die Zeiten sind längst vorbei, in denen die E-Mail-Kommunikation ein rechtsfreier Raum war, in dem der juristische Ausnahmezustand galt. Inzwischen wissen auch die Behörden, was E-Mail ist- und setzten diese moderne Art der Kommunikation in Vorschriften um. Das Problem: Diese Gesetze und Richtlinien sind weitestgehend unbekannt – aber trotz allem auch für Unternehmen verbindlich. So kann z.B. die Finanzverwaltung im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 anlässlich einer Betriebsprüfung weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme des Unternehmen einfordern. Es kommt dabei nicht selten vor, das der Betriebsprüfer beschließt, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Das heißt für das geprüfte Unternehmen: Dem Prüfer müssen alle Unterlagen und Dokumente (wie z.B. E-Mails inkl. Anhänge) in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, denn: Im E-Business muss die E-Mail-Kommunikation samt Anhang mit steuerlich relevantem Inhalt während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht gemäß §147 Abs. 2 AO nicht mehr aus.

Outlook-E-Mails rechtssicher und komplett (inkl. Anlagen) archivieren
OLXSolutions hat das Problem gelöst und präsentiert mit OLXConvert eine komfortable und rechtssichere Langzeit-Archivierung Ihrer elektronischer Kommunikation, inklusive der angehängten Dokumente im universellen PDF(/A)-Format. OLXConvert konvertiert E-Mail-Nachrichten inklusive Anlagen (Attachments) in PDF-Dokumente- jetzt auch Outlook2007 und Windows Vista-ready. Und das mit allen relevanten, elektronischen Dokumentenstempeln wie Absender, Sendedatum, Empfänger, Anlagen und Betreff. Sämtliche Anlagen der Original-Nachricht sind 1:1 im Original im PDF-Dokument eingebettet und lassen sich daraus direkt öffnen.

Zentrale Konvertierung via LAN, Intra- und Internet
OLXConvert ist besonders flexibel und stellt sich auf jede Workflow-Situation ein: Deshalb kann die – von Beginn an universell konzipierte – Konvertierungs-Engine (OLXConvert Agent) auf dem Arbeitsplatz-PC, auf einem Server im Netzwerk als auch via TCP/IP über das Internet angesteuert werden, um so die Konvertierung stets auf einem ‘entfernten’ Rechner/Server durchführen zu lassen. Und das Beste: Adobe-Lizenzen werden nicht benötigt!

Integrierbarer Internet-Mail-Header
Auf Wunsch kann OLXConvert den Internet-Mail-Header der Nachrichten in das PDF-Dokument integrieren (entweder direkt oder als Anlage) – damit der Nachweis- und Aufbewahrungspflicht 100%ig entsprochen wird und keine Unsicherheiten im Bezug auf die Herkunft der archivierten Dokumente entstehen.

Ablageort frei wählbar
Der Ablageort für die in PDF konvertierten Dokumente ist frei wählbar: Es stehen hier drei Varianten zur Verfügung: Zum einen können die generierten PDF-Dokumente direkt zur angezeigt werden. Zum anderen kann bei jeder Konvertierung bestimmt werden, wohin das Dokument gespeichert werden soll oder – als dritte Möglichkeit – der Anwender legt einen dedizierten Ablageort (z.B. auf einem Serverlaufwerk oder einem NAS) fest.

Optimiert für Windows-Explorer, Windows Desktop Search, Google Desktop…
Neben der Anzeige der wichtigsten Informationen im Windows-Explorer und den PDF-Dokumenteigenschaften werden standardmäßig vorhandene Dateieigenschaften (Absender, Sendedatum, Empfänger, Betreff, Anlagen…) auch beim Browsen im Windows-Explorer oder auch Suchen via Windows Desktop Search & Google Desktop direkt – und ohne vorheriges Öffnen des PDF-Dokumentes – zur Verfügung gestellt.

Lizenzen nach Maß
Die Lizenzgebühren für die Verwendung von OLXConvert richten sich nach beteiligten Arbeitsplätzen. Der Lizenzpreis ist gestaffelt und ermäßigt sich abhängig vom Lizenzvolumen. Für jeden Arbeitsplatz muss eine Lizenz erworben werden. Die Lizenzgebühr für einen Arbeitsplatz beträgt 49€, die Kosten für ein 5-User-Paket belaufen sich auf 226€. Eine 30-Tage-Testversion (17 MB) steht im Internet zum kostenlosen Download bereit. (4403 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)