Mit DOXiS4 geschäftskritische Informationen im Griff

Mit DOXiS4 haben Unternehmen ihr Informationsmanagement im Griff. Automatisierte konzeptionelle Suche und inhaltliche Analyse sind die Voraussetzungen, um geschäftskritische Dokumente und Daten jederzeit identifizieren und z.B. für einen Gerichtsprozess zeitnah bereitstellen zu können. Insbesondere die Finanzmarktkrise stellt Unternehmen vor die Aufgabe, schnellstmöglich alle relevanten Dokumente zu überprüfen und Entscheidungsprozesse zu dokumentieren. Die eDiscovery-Funktionen von SER Gruppe und Recommind in der DOXiS4-Suite bieten dabei effiziente Unterstützung.

Die aktuelle Finanzmarktkrise wird in etlichen Unternehmen hektische Betriebsamkeit in den Rechtsabteilungen auslösen. Die Suche nach den Schuldigen für die Schieflage renommierter Banken und Finanzinstitute hat gerade erst begonnen. Für eine erfolgreiche Verteidigung kommt es darauf an, Transaktionen und Entscheidungsprozesse lückenlos mit Dokumenten belegen zu können. Dabei können sich die geschäftskritischen Informationen in den verschiedensten Dokumenten wie eMails, Briefe, Aktennotizen, Dossiers, Konzepte etc. und Ablagesysteme im ganzen Unternehmen befinden. Ohne leistungsfähige eDiscovery-Funktionen ist es praktisch unmöglich, sie alle zeitnah aufzuspüren, wenn z.B. ein Gerichtstermin ansteht.

eMail-Kommunikation im Fokus
Besondere Aufmerksamkeit erfordert hierbei die eMail-Kommunikation, die nur in den seltensten Fällen mit den übrigen Unternehmensinformationen vernetzt ist, da eMail-Systeme meist als Insellösungen betrieben werden. Der DOXiS eMail Manager sorgt für eine revisionssichere Archivierung der eMails, bezieht sie in ein unternehmensweites Content Repository für alle Informationen mit ein und stellt die eMails in den dazugehörigen Kontext. Dabei geht der eMail Manager über die herkömmlichen Suchmechanismen der eMail-Systeme weit hinaus. Neben der Metadatensuche nach Empfänger, Sender, Betreff und Datum erkennt er auch inhaltliche Bezüge der eMail-Botschaften und Anhänge und bringt sie mit anderen Dokumenten wie Vorgänge, Akten etc. in Verbindung. Über diese konzeptionelle Suche lässt sich auch die inhaltliche Relevanz einer eMail zu einer Rechtsangelegenheit feststellen.

Exzellentes Ergebnis der Partnerschaft
von SER und Recommind
Die intelligenten TextMining-Funktionen der neuen DOXiS4-Suite von SER, die auf alle gespeicherten Informationsobjekte angewendet werden können, beruhen auf der MindServer Technologie des SER-Partners Recommind. Die MindServer Technologie liefert über die kontextuelle, assoziative Suchfunktionalität deutlich schneller wesentlich bessere Ergebnisse und sorgt so für eine erhebliche Produktivitätssteigerung. Die patentierten ‘machine-learning’-Technologien von Recommind gehören weltweit zu den führenden Lösungen im Bereich intelligenter Suchmaschinentechnologie eröffnen einen ganz neuen, effizienten Zugang zum Unternehmenswissen. Sie berücksichtigen bei der inhaltlichen Klassifikation alle Arten von Informationsobjekten, die im Unternehmen in elektronischen Archiven, eMail-Archiven und Filesystemen gespeichert sind, unabhängig davon, ob es sich um Office-Dokumente, eMails, Vorgänge oder elektronische Akten handelt. Recherchen nach einem bestimmten Thema ergeben so einen vollständigen Überblick über die relevanten Dokumente, und das auch standortübergreifend, wenn ein unternehmensweites ECM im Einsatz ist. Mit dieser intelligenten Recherche von SER und Recommind können selbst große Mengen an Dokumenten automatisch auf ihre rechtliche Relevanz untersucht werden. eDiscovery at ist best.