IT Solution Box Allroad Edition de Woxoo à  la Clinique des Augustines

La Clinique des Augustines
(56) a fait le choix de l’IT SolutionBox Allroad Edition de Wooxo SA pour la sauvegarde et la conservation
de ses données numériques, qu’il s’agisse des dossiers patients ou des données
administratives.

Créée en 1918, la Clinique des Augustines est un établissement médical, filiale
du Groupe Hospitalier Saint Augustin situé dans le Morbihan (56). Celui-ci
regroupe les établissements de soins de Malestroit et Angers, l’Institut de
Formation des Aides-Soignants Saint Michel, le Centre  de Formation
Continue de Malestroit et l’association Moldova Yvonne-Aimée.

La Clinique des Augustines, siège du groupe, se situe également à Malestroit.
Avec un effectif de 500 personnes, cet établissement de santé privé à but non
lucratif participant à l’exécution du PSPH1 depuis 1978, est conventionné par
la Sécurité Sociale. La clinique est reconnue par l’ARS 2 (Autorité Régionale
de Santé) comme pôle de référence gériatrique, pôle de soins de suite et de
réadaptation et Unité de soins palliatifs pour le territoire de santé N° 4.

Composé de trois personnes, le service informatique dirigé par Yannick Liébert est
commun à l’ensemble du groupe mais les données sont stockées séparément pour
chaque unité. Le service est chargé de la maintenance, de la surveillance, de
la sécurité, du développement et de l’évolution de ce parc. Il a pour rôle
complémentaire la surveillance des systèmes administratifs et médicaux
informatisés et de ceux du pôle enseignement. Ce service est chargé de la
délivrance des identifiants permettant l’accès aux ressources informatiques
ainsi que l’accès à Internet. Une charte informatique est signée par tous les
utilisateurs du système d’information hospitalier.

Le parc informatique de la clinique compte plus de 200
ordinateurs, qu’ils soient de bureau ou portables connectés à un réseau dédié
avec 40 serveurs dont 25 virtuels. Les données sont sauvegardées en temps réel
dès qu’un utilisateur se connecte au réseau.

Recruté en 2005, dans le cadre de la refonte du SI et dans la perspective de
mettre en place le dossier de suivi médical du patient, Liébert prend
en charge la direction informatique du groupe. Après un rapide état des lieux,
il constate d’une part, que l’ensemble du parc informatique qui compte alors 30
ordinateurs de bureau et un serveur nécessite d’être complété et, d’autre part,
que le système de sauvegarde sur bande en place a atteint non seulement ses
limites en termes de fonctionnalités mais aussi de fiabilité.

La recrudescence de l’utilisation d’ordinateurs portables par le personnel
médical et de direction ayant une double activité soulève par ailleurs le
problème de la sauvegarde mais surtout de l’accès aux données patient par
l’ensemble des équipes médicales. Partant de ce postulat, Yannick Liebert
entame un vaste chantier de modernisation du SI et des équipements et
s’enquiert de nouvelles solutions de sauvegarde et de stockage. Son impératif
état de garantir le secret médical du patient et l’accès aux données de
manières sécurisées et strictement réservées aux personnels habilités.

Après une recherche des solutions existantes, Liébert est
convaincu que la sauvegarde en mode cloud sur des serveurs externalisés ne peut en aucun cas répondre aux
impératifs liés au respect du secret médical et à la nécessité de maîtriser la
localisation de ces données. Il découvre via un de ses prestataires, le concept de la box Wooxo.

Séduit par les promesses du produit, il décide d’équiper le site-pilote de la clinique d’une première box d’une capacité de 750Go car le
produit semblait répondre aux impératifs de garder la maîtrise des données au
sein de l’établissement avec un délai de restauration rapide en cas de
problème. A la création de l’entreprise Wooxo quelques temps plus tard, les
équipes de R&D ont rapidement apporté quelques
ajustements nécessaires liés à la jeunesse du produit pour le rendre
plus fiable. Rapidement le nombre de PC – tours et portables – augmente, le
volume de données sauvegardées devient vite insuffisant et une nouvelle
migration vers une box de plus gros volume est effectuée.

Liebert commente: "Le produit a répondu rapidement à
nos attentes et particulièrement pour les portables grâce à la mise en place
d’une sauvegarde automatique à chaque connexion. Ainsi, dès qu’un médecin ou un
membre du personnel médical est connecté, les données sont transférées
automatiquement sur le serveur puis sauvegardées. Elles sont dès lors
accessibles en temps réel et de manière centralisée par l’ensemble du personnel.
Autre avantage et non des moindres, elles sont étanches, ignifuges et
installées sur notre site, aucun risque donc que nos données puissent se
retrouver un jour sur le net comme c’est arrivé, il y a peu, à un autre
établissement".

L’augmentation des équipes, la typologie des
données et l’informatisation qui se généralise induisent une augmentation
continue du volume de données stockées à sauvegarder. En 2012, le groupe décide
alors d’effectuer une nouvelle migration vers une nouvelle box d’une volumétrie
de 2To.

"Dans un établissement comme le nôtre, la réactivité est fondamentale,
car il nous arrive de devoir restaurer des données dans les 15mn suite à des
erreurs humaines. La box de Wooxo est idéale, car toutes les opérations se font
vite, de manière intuitive, sur une interface très ergonomique. L’autre
avantage lié à l’utilisation de la solution Wooxo est qu’elle s’inscrit dans un
plan de reprise d’activité et que sa facilité d’utilisation répond à une
logique d’équipe toujours plus restreinte pour gérer un nombre grandissant
d’ordinateurs et un volume de données exponentielles", ajoute Liebert.

Partant de tous ces constats, le service informatique de la clinique piloté par Liebert sait qu’il devra faire face d’ici peu à de
nouveaux challenges technologiques et impératifs de sécurité dans le cadre de
la généralisation de l’utilisation du dossier médical patient. Les équipes
réfléchissent d’ores et déjà à l’avenir et satisfaites de la solution Wooxo,
envisagent d’étendre la sauvegarde avec la mise en place d’une solution
BoxtoBox de Wooxo pour disposer aussi d’une duplication des sauvegardes.

Et Liebert de conclure: "Si c’était à refaire, je
signerai immédiatement avec Wooxo, je réfléchis à installer également une IT
SolutionBox Allroad pour chacun des établissements dont j’ai la responsabilité
du service informatique. C’est, à mon sens, une très bonne alternative au cloud
externalisé qui n’est pas compatible avec le secret médical et la protection
des données patients. Avec Wooxo, je sais que nos données sont protégées et
c’est extrêmement rassurant pour toutes les équipes médicales".