CGI, Navaho et Adullact retenus par le syndicat breton e-mégalis

Au terme d’un dialogue qui a réuni quatre candidats durant le
premier semestre de cette année, Le syndicat mixte de coopération territoriale de
Bretagne e-mégalis a retenu (1) la solution présentée par le groupement
mandaté par le Groupe CGI, Navaho (une marque de Risc
Group IT Solutions) en tant
que tiers archiveur agréé et S.C.I.C. S.A. Adullact en tant qu’éditeur de la solution open source As@lae.

"Le
dialogue compétitif s’est révélé la manière idéale pour évaluer la capacité des
candidats à répondre aux exigences techniques, fonctionnelles et juridiques de
notre projet. Les auditions menées avec les candidats visaient à obtenir une
solution paramétrable, évolutive et adaptée aux moyens financiers des collectivités
bretonnes", explique Céline Faivre, directrice générale d’e-mégalis
Bretagne.

L’archivage électronique est l’ultime maillon de
la chaîne d’administration électronique qui doit permettre d’atteindre le 100%
démat. Le service d’archivage électronique choisi par e-mégalis garantit aux collectivités
la sécurité juridique de leurs échanges électroniques et la conservation de la
valeur probatoire de leur patrimoine informationnel.

"La
mutualisation et la solidarité territoriale ont guidé une fois encore la
réalisation de ce projet ambitieux et complexe qui permet à tous nos membres (2),
sans distinction de taille ni de budget, de disposer d’un système d’archivage
électronique que la majorité n’aurait pas pu financer individuellement. Le
service que nous leur offrons aujourd’hui, grâce au groupement formé par CGI, tiendra
certainement toutes ses promesses, tant en terme d’usages que d’efficacité ", souligne Eric Berroche, président d’e-mégalis
Bretagne.

"En tant
que mandataire, CGI a constitué un groupement d’entreprises aux expertises complémentaires
avec Navaho et Adullact Projet pour accompagner le Syndicat mixte e-mégalis Bretagne
à proposer aux collectivités locales bretonnes un service d’archivage
électronique mutualisé. Le groupement sera également en mesure de répondre aux
besoins d’autres collectivités", indique Florent Deroche, directeur des
offres régions CGI.

Agréée par le SIAF (Service Interministériel des Archives de France), la
solution Tiers Archivage Sphère Publique (TASP) de Navaho répond à l’ensemble des
exigences légales et réglementaires.

"Face à des
impératifs de coûts et de productivité de plus en plus forts, la
dématérialisation des documents est aujourd’hui un enjeu essentiel pour les
collectivités et administrations publiques. Pourtant, les volumes de données
qu’elles ont à traiter et les exigences réglementaires associées demandent des
compétences spécifiques. Grâce à son agrément du SIAF, Navaho est bien
positionnée pour répondre aux besoins du secteur public et proposer sa solution
de confiance numérique", précise Pierre Fort, président de Navaho.

"Le service
mis en œuvre a la particularité d’être mutualisé entre l’ensemble des
collectivités bretonnes: dans sa version externalisée pour les archives
intermédiaires et dans sa version internalisée au sein des systèmes
d’information des collectivités pour les archives définitives, compte tenu des contraintes
règlementaires actuelles", précise Céline Faivre.

Les
points forts de la solution:
ils garantissent le meilleur service aux
collectivités
"Éditeur
de la solution open source et mutualisée As@lae, Adullact Projet a su mettre à
notre disposition une solution flexible, modulaire et entièrement sécurisée,"
souligne Céline Faivre. "Cette
solution reproduit tout le cycle de vie d’une archive à partir de son âge
intermédiaire." (3)

"As@lae est
le fruit de trois années de collaboration entre nos équipes, des archivistes
professionnels, des informaticiens issus de collectivités territoriales et le
Service Interministériel des Archives de France, réunis dans le cadre d’un
groupe de travail coopératif piloté par l’association Adullact. Notre SAE
traite donc aujourd’hui l’ensemble des typologies de traitements exigées par
les archivistes et induites par les nouvelles procédures de gestion
dématérialisées des collectivités. La solution a vraiment été conçue autour du
respect de la logique des versements et de l’archivage, afin d’autoriser la
mise en place de projets mutualistes de territoires tels celui d’e-mégalis
Bretagne", explique Frédéric Losserand, directeur des relations contractuelles
d’Adullact Projet.

La conservation de la valeur probatoire est
assurée grâce à l’association des fonctions sécurité et traçabilité d’As@lae et
de la solution de coffre-fort PEA (STS Group). Sont ainsi garantis l’intégrité,
la confidentialité et la traçabilité des accès tout au long du cycle de vie des
archives.

Aouts de la
solution choisie par e-mégalis:

• Interopérabilité
  et adaptabilité: en s’appuyant sur des formats ouverts et des
  dispositifs d’interconnexion standards, la solution présente une interopérabilité
  maximale avec les systèmes d’information des collectivités. De plus, ses
  fonctionnalités d’administration technique et fonctionnelle permettent
  d’adapter les paramétrages en fonction de la typologie de la collectivité.
• Réversibilité: en permettant la restitution
  des données pour les confier à un autre prestataire, la pérennité et
  l’évolutivité du service sont assurées.
• Evolutivité et flexibilité: la mise
  en place d’un comité applicatif et l’expertise du réseau des archivistes bretons
  permettront de prendre en compte les besoins complémentaires des collectivités.
• Accompagnement et formation: un
  dispositif régional associant de nombreux acteurs

Opérationnel début 2013, le dispositif régional d’accompagnement et de formation des utilisateurs du SAE (Service d’Archivage Electronique) reposera sur:

• Un réseau des archivistes bretons: ce réseau d’entraide réunira les archivistes des collectivités et les archivistes des archives départementales et municipales, il sera chargé d’accompagner les archivistes novices en matière d’archivage électronique.
• Un pool de huit formateurs-experts: identifiés au sein du réseau d’entraide, ils auront pour mission principale d’accompagner et de former les référents Archivage Electronique des collectivités. A leur tour, ces référents seront chargés de former et d’assister les agents publics dans l’utilisation du SAE.

Des partenaires régionaux seront associés à ce dispositif régional. Il s’agit de la délégation régionale du CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale) et des quatre Centres de Gestion départementaux.

Juin 2013
le déploiement du service régional d’archivage électronique
Le déploiement du service est programmé sur les deux années à venir:

• De septembre 2012 à juin 2013: mise en œuvre de pilotes dans 4 collectivités bretonnes pour l’archivage électronique de quatre flux (marchés publics, contrôle de légalité, pièces jointes comptables, factures).
• Juin 2013: déploiement du service auprès des collectivités bretonnes identifiées (le Conseil régional de Bretagne, les quatre Conseils généraux et 11 agglomérations bretonnes).

Deux rendez-vous importants
en décembre
2012 et janvier 2013
Lors des prochaines Rencontres de l’administration
électronique en Bretagne), le 7 décembre à Dinan, un atelier sera dédié à
l’objectif ‘100% démat’ et de fait traitera de la question de l’archivage
électronique. Lors de cette journée, le groupement mandaté par CGI sera présent
au Carrefour des Rencontres.

Le 31 janvier 2013 à Rennes, c’est avec la Mission
Ecoter qu’e-mégalis organisera son second séminaire (après celui de mars 2011)
sur l’archivage électronique en présence de nombreux intervenants.

En choisissant
le groupement d’entreprises conduit par CGI, le Syndicat mixte e-mégalis
Bretagne a fait le choix de l’expertise, du professionnalisme et de
la flexibilité.

(1) La notification du marché est intervenue le 6 août
2012. Il comporte une tranche ferme et conditionnelle. Montant de la tranche ferme
consistant au déploiement d’ici fin 2014 d’un service externalisé pour 235
collectivités bretonnes: 985.000€ HT.

(2) 93 membres: le Conseil régional de Bretagne, les
quatre conseils généraux de Bretagne, 11 communautés d’agglomération, 73 communautés
de communes, quatre villes, soit un total de 1065 collectivités éligibles.

(3) Passé son usage courant, un document entre dans un
âge intermédiaire dit durée d’utilité administrative (DUA). Durant cette phase
l’archive doit pouvoir être produite en tant que preuve, le document ainsi
archivé doit donc revêtir une valeur probatoire. Au-delà de cet âge
intermédiaire et en l’absence d’élimination l’archive devient définitive.