Iron Mountain obtient l’agrément du Ministère de la Culture

Iron Mountain France annonce avoir obtenu l’agrément nécessaire à la gestion et à la conservation des archives publiques.

Publiée au Journal Officiel le 10 mars 2011, cette autorisation concerne les documents procédant des activités de l’Etat, de collectivités territoriales, d’établissement et entreprises publics ou encore d’organismes de droit privé chargés de missions de services publics. Iron Mountain protège archives publiques et documents historiques dans le monde entier, répondant aux critères de multiples législations.

Une législation française récente
encadre les pratiques existantes
"Archives des tribunaux, des municipalités, de ministères, de trésoreries, etc., les besoins de stockage sont considérables. On les estime généralement à 5000 km linéaires", commente Edward Hladky, Directeur Commercial d’Iron Mountain.

Promulguée le 15 juillet 2008, une loi a modifié le code du patrimoine pour améliorer la protection des archives publiques et faciliter leur accès. Celle-ci autorise et encadre notamment une pratique répandue consistant à confier les archives à un prestataire spécialisé. Il est désormais possible de transférer des archives ‘courantes’ et ‘intermédiaires’ à des entreprises privées ayant obtenu un agrément suite au contrôle scientifique et technique de l’administration. En France, la gestion des archives définitives ou historiques ne peut être externalisée.

Un décret du 17 septembre 2009 fixe, quant à lui, les conditions d’obtention de l’agrément. Le Service Interministériel des Archives de France est ainsi chargé de contrôler la conformité des installations du prestataire avec les normes en matière d’archivage et de gestion de documents. Le contrôle concerne l’ensemble des éléments garantissant que les archives sont conservées sur le territoire national, par un personnel formé, dans des locaux hautement sécurisés, équipés de dispositifs avancés de lutte contre les intrusions et les incendies. La protection contre les dégâts des eaux, l’environnement climatique de température et d’humidité relative, la ventilation et le filtrage de l’air, les dispositifs de protection contre la lumière et la poussière sont également passés en revue. Les prestataires doivent se conformer aux bonnes pratiques de la norme internationale Z 40-350 ainsi qu’aux règles de gestion inhérentes aux archives publiques:

Protection des archives publiques dans le monde entier
Présente dans 39 pays, Iron Mountain conserve archives publiques, documents historiques et dossiers administratifs dans le monde entier, répondant aux critères de multiples législations.

Ainsi, Iron Mountain protège plus d’archives publiques outre-manche que n’importe quelle autre société, et revendique même en conserver plus que les célèbres Archives Nationales de Kew. Iron Mountain a par exemple construit un site permettant de stocker tous les testaments d’Angleterre et du Pays de Galle dans des conditions définies par la norme britannique BS 5454 de protection des documents historiques. Les citoyens britanniques ont accès aux dernières volontés de princesse Diana, Charles Dickens ou encore Darwin grâce à un service chargé des successions, le ‘Probate Service’.

Depuis les débuts de l’entreprise, le gouvernement fédéral américain fait appel à Iron Mountain pour stocker ses dossiers papier. Les archives fédérales sont conservées dans un réseau de centres conformes aux exigences fixées par l’agence NARA (National Archives and Records Administration) ainsi que par la FEMA (Federal Emergency Management Agency). Des dizaines d’années d’expérience permettent à Iron Mountain de répondre aux inspections rigoureuses de l’administration fédérale.

En France, Iron Mountain protège les archives publiques de nombreux établissements. La CPAM de Versailles, par exemple, dont les archives papier représentent 35,000 cartons par an, a externalisé leur stockage. Elle utilise une plateforme informatique fournie par Iron Mountain pour assurer la traçabilité des documents sur toute la chaîne.