Digitale Archivierung: Erstes Komplettsystem rechnet sich selbst für Kleinbetriebe

Während digitale Archivierungsverfahren in Großkonzernen längst Einzug gehalten haben, sieht es bei Klein- und mittelständischen Betrieben vielfach noch ganz anders aus. Hier scheut man nicht selten den enormen Schulungs-, Zeit- und Kostenaufwand, der sich mit solch einer Umstellung ergeben würde. Das neue Komplettsystem BvLArchivio von BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH bietet nun eine besonders einfache und preisgünstige Option.

BvLArchivio ist das erste Fertigbox-System für die revisionssichere digitale Archivierung und kommt ohne zeitaufwendige Software-Installationen und EDV-Schulungen aus. Nach dem Prinzip ‘Plug and play’ wird die 30 x 40 x 30 Zentimeter große Box an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit – lediglich ein Browser für den Zugriff ist erforderlich.

Das Besondere an BvLArchivio ist, dass das Betriebssystem bereits auf einer integrierten Festplatte vorhanden ist. Separat dazu gibt es eine Daten- und zwei Sicherungsplatten – diese strikte Trennung von Betriebssystem und Daten gewährleistet ein Höchstmaß an Datenschutz, da der sonst übliche unkontrollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt.

Ohne Nachbearbeitung – einfach und schnell
Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordern fassen können. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan. Eine Volltext-Verschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung (Stempel oder Aufkleber) erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung.

Gespeichert wird manipulationssicher im Langzeitarchivformat ‘PDF-a’. Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchezwecken über die Google-ähnliche BvLArchivio-Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Buchhaltungsprogrammen.

BvLArchivio ist nach dem höchsten Standard IDW PS 880 zertifiziert und entspricht damit allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Zu einem Mietpreis ab bereits 99 Euro monatlich ist das System zu haben – ein Rund-um-die-Uhr-Fullservice des Herstellers ist inklusive.